Tecnicas de organización

Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. Las principales son las siguientes:

Organigramas

Conocidos también como gráficas de organización o cartas de organización, los organigramas son representaciones graficas de la estructura formal de una organización, que muestra las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella.
Los organigramas pueden clasificarse:

• Por su objeto:

1. Estructurales
2. Funcionales
3. Especiales

• Por su área:

1. Generales
2. Departamentales

• Por su contenido

1. Esquemáticos
2. Analíticos

Existen tres formas de representar los organigramas:

1. Vertical. En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba abajo.
2. Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.
3. Circular. Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia

Manuales

Son documentos detallados que contienen en forma ordenada sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido pueden ser:

• De políticas
• Departamentales
• De bienvenida
• De organización
• De procedimientos
• De contenido múltiple
• De técnicas
• De puesto

Son de gran utilidad ya que:

• Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.
• Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
• Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y como se debe hacer.
• Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa.
• Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.
• Son una base para el mejoramiento de sistemas.
• Reducen costos al incrementar la eficiencia.

Etapas de la organización

Las etapas de la organización son:

• División del trabajo.
• Coordinación.

División de trabajo

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.

Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas:

Jerarquización

Es la disposición de las funciones de una oraganización por orden de rango, grado o importancia.

Departamentalización

A la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con base en su similitud, se le conoce con el nombre de departamentalización. La departamentalizacion se logra mediante una division orgánica que permite a la empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades.

Coordinación

La coordinación nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea. La coordinación es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

Tipología de la organización

Organización lineal o militar

Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando. El jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subalternos, quienes a su vez reportan a un solo jefe.

Organización funcional o de Taylor

Su creador fue Frederick Taylor, quien observo que la organización lineal no propiciaba la especialización; propuso que el trabajo del supervisor se dividiera entre ocho especialista, uno por cada actividad principal, y que los ocho tuvieran autoridad, cada uno en su propio campo, cobre la totalidad del persona que realizaba labores relacionadas con su función.

Organización lineo-funcional

En esta se conbinan los dos tipos de organización estudiados, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, de ahí el nombre de organización lineo-funcional, ya que se conserva:

• De la organización lineal o militar, la autoridad y responsabilidad que se trasmite a traves de un solo jefe.
• De la funcional, la especialización de cada actividad en una función.

Principios de la organización

Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional, se encuentran íntimamente relacionados y son:

1. Del objetivo. Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. Es decir, la estancia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos.
2. Especialización. Este principio fue establecido por Adam Smith hace 200 años; afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.
3. Jerarquía. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una linea clara e ininterrumpida, desde el mas alto ejecutivo hasta el nivel mas bajo.
4. Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder en grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
5. Unidad de mando. Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a mas de un superior, pues en el hecho de que un empleado reciba ordenes de dos o mas jefes solo ocasionara fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.
6. Difución. Para maximizar las ventajas de la organización, las oblaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito, a dispocision de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.
7. Amplitud o tramo de control. Hay un limite en cuanto al numero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que este pueda realizar todas sus funciones eficientemente.
8. De la coordinación. Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. Un ejemplo de esto puede ser que de nada servirá contar con departamentos de mercadotecnia y finanzas muy eficientes, si la trasportación es tan mala que la compañía dificilmente desplaza sus mercancías.
9. Continuidad. Una vez que se ha establecido. la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio. La organización que es apropiada para la empresa en un momento dado, pierde no serlo posteriormente; por lo mismo, alguien debe tener asignada la responsabilidad de observar la estructura organizacional y sugerir los ajustes y modificaciones necesarios.

Importancia de la organización

Importancia de la organización

Los fundamentos basicos que demuestran la importancia de la organización son:

1. Es el caracter continuo; jamas se puede decir que ha terminado, dado que la emresa y sus recursos estan sujetos a cmbios contantes.
2. es un medio a traves del cualse establece la mejor marena delograr los objetivos del grupo social.
3. Suministra los metodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un minimo de esfuerzos.
4. evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
5. reduce o elimina la diplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

Organización

Concepto

Desde siempre el ser humano ha estado consciente de que la obtención de eficiencia solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte del grupo social; esta actividad corresponde a la etapa del proceso administrativo denominada organización.

La palabra organización tiene tres acepciones: una etimológica que proviene del griego organón que significa instrumento; otra que se refiere a la organización como una entidad o grupo social; y otra mas que se refiere a la organización como proceso.

Para emitir una definición formal de este concepto se revisarán algunas de las definiciones mas reconocidas.

• Agustín Reyes Ponce. Organizacion es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
• Eugenio Sisto Velasco. Es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir.
• Robert Beckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet. Estructura de relaciones entre personas, trabajo y recursos.

Elementos del concepto

Analizando las anteriores definiciones se obtienen los elementos básicos del concepto, mismos en os que coinciden todos los autores:

1. Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de las funciones, jerárquicas y actividades necesarias para lograr los objetivos.
2. Sistematización. Todas las actividades y recursos de la empresa, deben coordinarse irracionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.
3. Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. Organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.
4. Jerarquía. La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.
5. Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos mas secillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Con estos elementos se puede definir a la organización como:

El establecimiento de la estructura para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.